Los eventos híbridos son aquellos que integran la asistencia presencial y virtual, para brindar una experiencia 360º a los asistentes. Una tendencia que ha supuesto un soplo de aire fresco para esta industria y que parece haber llegado para quedarse.

Eventos Híbridos: un paso más allá del evento online

El sector de los eventos ha demostrado más que nunca su capacidad de adaptación e innovación ante las limitaciones de aforo y distanciamiento social ocasionadas por la pandemia. El porcentaje de eventos digitales e híbridos, —que ya venían ganando fuerza en los últimos años— ha aumentado considerablemente desde la irrupción del COVID-19, superando al de los eventos exclusivamente presenciales. 

En el caso de que no estés familiarizado con este término, los eventos híbridos son aquellos que integran la asistencia presencial y virtual, para brindar una experiencia 360º a los asistentes. Una tendencia que ha supuesto un soplo de aire fresco para esta industria y que parece haber llegado para quedarse, dado que la combinación de las ventajas de ambos formatos está proporcionando resultados sorprendentes.

Congresos, workshops, conciertos, concursos, entregas de premios… Sin duda, el abanico de posibilidades es amplio y el surgimiento de nuevas propuestas es constante. Su creciente popularidad ha hecho imprescindible el uso de la tecnología, que se ha puesto al servicio de los eventos para ofrecer a la audiencia una experiencia satisfactoria y segura. De este modo, las herramientas digitales son ahora un elemento absolutamente esencial en su planificación, producción y evaluación, abarcando desde el proceso de inscripción y retransmisión, hasta la posterior difusión de los contenidos a través de las redes sociales.

Eventos Híbridos ¿Cuáles son sus ventajas?

La celebración de eventos siempre ha representado una buena oportunidad para mantener y mejorar la relación con tu comunidad. Sin embargo, los encuentros híbridos pueden reportar beneficios que desconocías a tu estrategia empresarial. A continuación te presentamos los principales:

• Conseguir un mayor alcance: las apretadas agendas y las dificultades de desplazamiento son factores que repercuten cada vez más en las asistencia a los eventos. Por esta razón, facilitar la presencia también de forma virtual, te permitirá reunir a un número más elevado de personas y dirigirte así a una audiencia más amplia.
• Cumplimiento de las medidas de seguridad: vinculado al punto anterior, encontramos otra de las principales ventajas de este formato, y es la posibilidad de seguir reuniendo a tu comunidad en un entorno seguro, cumpliendo las limitaciones de aforo y sin renunciar al alcance e impacto deseados.
• Alcanzar un mayor engagement de tu audiencia: los recursos adicionales, el contenido generado para redes sociales y la interacción digital en vivo pueden proporcionar un compromiso más elevado que el de los eventos tradicionales. La gamificación y los Q&A interactivos son ejemplos de ello.
• El contenido se guarda de forma virtual: las plataformas de streaming permiten almacenar de forma automática la grabación de los eventos. Por ello, es posible acceder a él una vez finalizada la celebración, lo que aporta una gran comodidad y valor tanto para los organizadores y los asistentes, como para los que no tuvieron la oportunidad de participar. 
• Obtención de valiosas métricas: después de su celebración, los eventos híbridos permiten una mayor facilidad de análisis, por lo que podrás analizar su impacto y alcance, así como la opinión de los asistentes.
• Menor probabilidad de cancelación: si finalmente el evento no se puede celebrar de forma presencial, el encuentro puede desarrollarse de forma 100% virtual, por lo que siempre tendrás un plan B.

¿Cómo planear un evento híbrido exitoso?

A pesar de los numerosos beneficios que proporcionan los eventos digitales e híbridos, es importante tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes en línea es generalmente más débil. 

Para garantizar que estos encuentros generen el interés deseado y evitar que el público virtual se retire, es esencial rediseñar por completo la experiencia e idear formatos creativos que se desarrollen con la máxima fluidez, estimulando así su atención y motivándolos a interactuar de forma espontánea. 

Para generar un contenido que resulte atractivo tanto para los asistentes presenciales como para aquellos que siguen el evento a distancia, será necesario asegurarse de que las funcionalidades de interacción estén disponibles para ambos formatos al mismo tiempo. Además, siempre que sea posible será conveniente contar con dinamizadores virtuales, guionistas y otros creativos. De esta forma, se conseguirá que los participantes online no sean meros espectadores, sino que se impliquen y sientan que están viviendo una experiencia de interacción real y próxima junto al resto de asistentes.

Por otro lado, la tecnología juega un papel fundamental en los eventos híbridos. Por ello, es necesario contar con los recursos audiovisuales y el equipo técnico adecuado para garantizar su correcto desarrollo y calidad, así como para anticiparse a cualquier posible contratiempo. 

Por último, las redes sociales representan una de las bases para que tu evento alcance el impacto deseado. Estos canales son de gran utilidad tanto para darle difusión a priori, como para realizar su retransmisión en directo y compartir los contenidos generados una vez finalizado (ya sean fotografías, vídeos resumen, grabaciones de charlas o talleres, etc.).

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