Què és i diferents exemples d'acta de reunió
Una acta de reunió és un document que captura els detalls clau d'una reunió de treball. Funciona com un registre oficial dels temes que es van tractar, les decisions preses, les incidències que hagin passat i les accions acordades entre els participants.Aquest tipus de document de registre és molt útil per deixar constància de tots els acords a què es van arribar a la reunió, a més permet donar un seguiment adequat de les accions i tasques que es van plantejar per assegurar que aquestes es completin de manera efectiva. Aquí us compartim alguns exemples breus d'acta de reunió amb diferents objectius:
Acta de reunió per resoldre un tema específic
Nom de la reunió: Revisió de pressupost Q4 Data: 25 d'agost del 2023 Assistents: Membres del Comitè de Projectes (llista de noms) Objectiu: Revisar i aprovar el pressupost del Projecte A per al darrer trimestre de l'any Resolució: S'acordà aprovar el pressupost per al Projecte A amb una assignació addicional de fons per al departament de finances. La implementació del nou pla de màrqueting també va ser aprovada per unanimitat. Les accions per a la seva implementació es detallaran en un pla mensual, que serà presentat a la propera reunió.Acta per informar un superior que no va ser present a la reunió
Nom de la reunió: Actualització trimestral de projectes Data: 18 d'octubre del 2023 Assistents: Membres de l'equip d'operacions (llista de noms) Objectiu: Revisar els avenços dels Projectes B, C i D, així com els propers passos per a cadascun. Resum: L'equip va presentar un informe sobre el progrés del projecte B, destacant la finalització de la fase de disseny. A més, es va compartir informació sobre l'estat dels recursos i es van anunciar les properes fites del projecte. També es van proporcionar actualitzacions sobre els Projectes C i D, ressaltant els desafiaments superats i els èxits recents.Acta de reunió per establir les accions de cada membre de l'equip al voltant d'un projecte
Nom de la reunió: Preparació de kickoff Data: 10 de juliol 2023 Assistents: Membres de l'equip de Màrqueting Objectiu: Preparar campanya de llançament de projecte E i determinar tasques de cada membre de l'equip. Ordre del dia:- Concepte de la campanya.
- Materials a desenvolupar.
- Dates límit.
- [Nom] serà responsable de coordinar el disseny per finalitzar els esbossos per al client abans de divendres.
- [Nom] s'encarregarà d'investigar i presentar opcions de proveïdors per als materials del projecte.
- [Nom] confirmarà les disponibilitats de l'equip per organitzar sessions de capacitació la setmana que ve.
Tipus i classes d'actes de reunió
Hi ha diferents tipus i classes d'actes de reunió que varien en estructura i contingut i que es poden implementar segons els objectius i les necessitats de l'equip de treball. Cada tipus d'acta de reunió també pot estar organitzada de forma cronològica, segons l'ordre en què es discuteixen els punts de l'agenda, per temes, agrupant la informació al voltant de les temàtiques o àrees específiques de discussió, o per accions, fent èmfasi en les accions i tasques acordades. Aquí et presentem els tipus i classes més comunes:Textuals
En aquestes actes es registra cada paraula dita durant la reunió , de manera que proporcionen una transcripció literal de tot allò que es va parlar. Es caracteritzen per ser molt detallades i poden fins i tot donar una visió molt clara del que ha passat a qualsevol persona que no hi hagi estat present. Aquest tipus dacta generalment sutilitza en reunions formals o de caràcter legal.De resum
Aquest tipus de document reflecteix els punts clau discutits durant una reunió. A diferència de les textuals, aquestes actes són més concises i solen estar enfocades a aspectes específics com les decisions preses, accions acordades per fer seguiment, o en general punts destacats de la discussió. És comú que aquest tipus dactes sutilitzen en reunions executives i dalt nivell.De resolució
Són aquelles que s'enfoquen a documentar les decisions preses durant la reunió. Són especialment útils quan lobjectiu és arribar a conclusions que permetin resoldre un tema o una problemàtica en particular. Les actes de resolució són comunes a reunions de juntes directives i comitès.Informatives
Aquestes actes es fan servir per proporcionar informació detallada sobre un tema específic que hagi estat discutit durant la reunió. Són documents que resulten molt útils per transmetre coneixements o proporcionar actualitzacions sobre projectes i situacions, tant perquè les persones participants puguin revisitar la informació, com perquè aquesta pugui transmetre's a altres persones que no van ser presents a la reunió.D'accions
Aquest tipus dactes estan enfocades a recapitular les accions acordades durant la reunió. S'hi detalla informació sobre quines són les tasques que es duran a terme, quins són els responsables, quines són les dates de lliurament i qualsevol altra dada o recurs que pugui ser necessari. Les actes d'accions són molt útils per poder fer un seguiment efectiu de les tasques posteriors a la reunió.Les parts d'una acta de reunió
L‟estructura d‟una acta de reunió pot variar segons les necessitats de registre d‟informació que tingui cada equip. Alguns elements que pots incloure a les teves actes per assegurar-te que la informació estigui el més completa possible són:- Capçalera : Un apartat inicial on s'incloguin les dades necessàries per identificar aquesta reunió. Per exemple, el nom de l'empresa(es) o l'equip(s) participants, una llista d'assistents i els seus rols, així com la data, hora i lloc en què es va dur a terme la reunió.
- Objectiu : Una breu descripció del propòsit de la reunió.
- Ordre del dia : Una agenda que expliqui els punts que van ser discutits durant la sessió.
- Desenvolupament de la sessió : Una síntesi o transcripció (depenent del tipus d'acta que es vulgui fer) de les intervencions dels participants i la informació discutida sobre cada tema.
- Decisions i accions : Les conclusions a què s'ha arribat durant la sessió sobre les tasques que es duran a terme, incloent-hi les persones responsables i la data límit de cadascuna.
- Annexos : Aquí es pot incloure qualsevol informació addicional, ja sigui de temes que no estiguessin programats a l'agenda, o bé, que no requeriran seguiment posterior a la reunió. Així mateix, es poden incloure documents o enllaços de suport per donar seguiment a les tasques que es duran a terme.
PREGUNTES FREQÜENTS SOBRE ELS MODELS I EXEMPLES D'UN ACTA DE REUNIÓ
Com redactar una acta de reunió?
Aquí us compartim una guia amb els elements que podeu incloure en una acta de reunió per assegurar que es capturin de manera precisa i clara els punts discutits, les decisions preses i les accions que s'hagin acordat.- Encapçalat: Conformat pel motiu o tema de la reunió, la data i hora en què es va dur a terme, i les persones que hi van assistir (incloent-hi els rols).
- Objectiu: Descripció breu del propòsit de la reunió.
- Ordre del dia: Llistat amb cada punt que es va discutir durant la reunió.
- Discussions i decisions: Breu resum del que es va discutir a cada punt de l'ordre del dia, en què es registren els arguments destacats i les decisions preses a cadascun.
- Accions acordades: Llistat de les accions que es duran a terme on sestableixen els responsables assignats a cadascuna i la data límit per realitzar-les.
- Annexos/altres assumptes: Es poden incloure notes addicionals, ja sigui sobre temes que no estaven contemplats a l'ordre del dia, o bé, informació auxiliar per al seguiment dels temes i de les accions establertes.
Com fer una acta de reunió dempresa?
Establir un model d'acta de reunió dins d'una organització pot ser una eina molt útil per mantenir un registre clar i organitzat de les discussions, decisions i accions preses durant les reunions. Així mateix, pot funcionar per donar visibilitat a les accions i permetre el seguiment de projectes transversals en què participen diferents equips, encara que no assisteixin tots els membres a les reunions. Aquí us compartim alguns consells per redactar una acta de reunió d'empresa:- Estableix un format o una estructura que sigui fàcilment replicable per a tots els equips de l'empresa.
- Assegureu-vos que la redacció sigui clara i concisa . Ressalta els punts clau i formula oracions curtes que estiguin relacionades amb temes establerts a l'ordre del dia de la reunió perquè
- Si citeu els comentaris dels participants a l'acta, assegureu-vos d'assignar correctament el comentari a la persona corresponent. De la mateixa manera, assigna a cada persona les tasques o accions que li toquen segons els acords establerts a la reunió.
- Inclou qualsevol nota o document que consideris necessari com a annex a l'acta perquè la informació quedi tan completa com sigui possible.