Cómo hacer un modelo de acta de reunión

Las reuniones de trabajo son fundamentales para la organización de una empresa o equipo, así como para el seguimiento de los diferentes proyectos y acciones que llevan a cabo. A su vez, las actas de reunión son una herramienta esencial para mantener un registro claro y organizado de la información que se transmite, las acciones y acuerdos que se establecen, así como para dar un seguimiento efectivo. 

En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre modelos de acta de reunión, desde cómo estructurarlos, los tipos y clases que existen, y algunos ejemplos para inspirarte.

Qué es y diferentes ejemplos de acta de reunión

Un acta de reunión es un documento que captura los detalles clave de una reunión de trabajo. Funciona como un registro oficial de los temas que se trataron, las decisiones tomadas, las incidencias que hayan ocurrido y las acciones acordadas entre los participantes. 

Este tipo de documento de registro es muy útil para dejar constancia de todos los acuerdos a los que se llegaron en la reunión, además permite dar un seguimiento adecuado de las acciones y tareas que se plantearon para asegurar que éstas se completen de manera efectiva. 

Aquí te compartimos algunos ejemplos breves de acta de reunión con diferentes objetivos:

Acta de reunión para resolver un tema específico

Nombre de la reunión: Revisión de presupuesto Q4

Fecha: 25 de agosto de 2023 

Asistentes: Miembros del Comité de Proyectos (lista de nombres)

Objetivo: Revisar y aprobar el presupuesto del Proyecto A para el último trimestre del año

Resolución: Se acordó aprobar el presupuesto para el Proyecto A con una asignación adicional de fondos para el departamento de finanzas. La implementación del nuevo plan de marketing también fue aprobada por unanimidad. Las acciones para su implementación se detallarán en un plan mensual, que será presentado en la próxima reunión.

Acta para informar a un superior que no estuvo presente en la reunión

Nombre de la reunión: Actualización trimestral de proyectos 

Fecha: 18 de octubre de 2023

Asistentes: Miembros del equipo de Operaciones (lista de nombres)

Objetivo: Revisar los avances de los Proyectos B, C y D, así como los próximos pasos para cada uno. 

Resumen: El equipo presentó un informe sobre el progreso del Proyecto B, destacando la finalización de la fase de diseño. Además, se compartió información sobre el estado de los recursos y se anunciaron los próximos hitos del proyecto. También se proporcionaron actualizaciones sobre los Proyectos C y D, resaltando los desafíos superados y los logros recientes.

Acta de reunión para establecer las acciones de cada miembro del equipo en torno un proyecto

Nombre de la reunión: Preparación de kickoff

Fecha: 10 de julio 2023

Asistentes: Miembros del equipo de Marketing 

Objetivo: Preparar campaña de lanzamiento de Proyecto E y determinar tareas de cada miembro del equipo.

Orden del día:

• Concepto de la campaña. 
• Materiales a desarrollar.
• Fechas límite.

Acciones acordadas:

• [Nombre] será responsable de coordinar el diseño para finalizar los bocetos para el cliente antes del viernes. 
• [Nombre] se encargará de investigar y presentar opciones de proveedores para los materiales del proyecto. 
• [Nombre] confirmará las disponibilidades del equipo para organizar sesiones de capacitación la próxima semana.

Tipos y clases de actas de reunión

Existen diferentes tipos y clases de actas de reunión que varían en estructura y contenido y que pueden implementarse según los objetivos y las necesidades del equipo de trabajo. Cada tipo de acta de reunión a su vez puede estar organizada de forma cronológica, según el orden en que se discuten los puntos de la agenda, por temas, agrupando la información en torno a las temáticas o áreas específicas de discusión, o por acciones, haciendo énfasis en las acciones y tareas acordadas. 

Aquí te presentamos los tipos y clases más comunes:

Textuales

En estas actas se registra cada palabra dicha durante la reunión, de modo que proporcionan una transcripción literal de todo lo que se habló. Se caracterizan por ser muy detalladas y pueden incluso dar una visión muy clara de lo ocurrido a cualquier persona que no haya estado presente. 

Este tipo de acta generalmente se utiliza en reuniones formales o de carácter legal.

De resumen

Este tipo de documento refleja los puntos clave discutidos durante una reunión. A diferencia de las textuales, estas actas son más concisas y suelen estar enfocadas a aspectos específicos como las decisiones tomadas, acciones acordadas para dar seguimiento, o en general puntos destacados de la discusión.  

Es común que este tipo de actas se utilicen en reuniones ejecutivas y de alto nivel.

De resolución

Son aquellas que se enfocan en documentar las decisiones tomadas durante la reunión. Son especialmente útiles cuando el objetivo es llegar a conclusiones que permitan resolver un tema o una problemática en particular. 

Las actas de resolución son comunes en reuniones de juntas directivas y comités.

Informativas

Estas actas se utilizan para proporcionar información detallada sobre un tema específico que haya sido discutido durante la reunión. Son documentos que resultan muy útiles para transmitir conocimientos o proporcionar actualizaciones sobre proyectos y situaciones, tanto para que las personas participantes puedan revisitar la información, como para que ésta pueda transmitirse a otras personas que no estuvieron presentes en la reunión.

De acciones

Este tipo de actas están enfocadas a recapitular las acciones acordadas durante la reunión. En ellas se detalla información sobre cuáles son las tareas que se llevarán a cabo, quiénes son los responsables, cuáles son las fechas de entrega y cualquier otro dato o recurso que pueda ser necesario. 

Las actas de acciones son muy útiles para poder dar un seguimiento efectivo de las tareas posteriores a la reunión.

Las partes de un acta de reunión

La estructura de un acta de reunión puede variar según las necesidades de registro de información que tenga cada equipo. Algunos elementos que puedes incluir en tus actas para asegurarte de que la información esté lo más completa posible son: 

• Cabecera: Un apartado inicial donde se incluyan los datos necesarios para identificar esta reunión. Por ejemplo, el nombre de la(s) empresa(s) o equipo(s) participantes, una lista de asistentes y sus roles, así como la fecha, hora y lugar en que se llevó a cabo la reunión.  
• Objetivo: Una breve descripción del propósito de la reunión.
• Orden del día: Una agenda que explique los puntos que fueron discutidos durante la sesión.
• Desarrollo de la sesión: Una síntesis o transcripción (dependiendo del tipo de acta que se quiera realizar) de las intervenciones de los participantes y la información discutida sobre cada tema. 
• Decisiones y acciones: Las conclusiones a las que se ha llegado durante la sesión sobre las tareas que se llevarán a cabo, incluyendo a las personas responsables y la fecha límite de cada una.
• Anexos: Aquí puede incluirse cualquier información adicional, ya sea de temas que no estuvieran programados en la agenda, o bien, que no requerirán seguimiento posterior a la reunión. Asimismo, pueden incluirse documentos o enlaces de apoyo para dar seguimiento a las tareas que se llevarán a cabo.

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