Consejos Laborales y Coworking

Cómo hacer un modelo de acta de reunión

24 Oct 2023

Las reuniones de trabajo son fundamentales para la organización de una empresa o equipo, así como para el seguimiento de los diferentes proyectos y acciones que llevan a cabo. A su vez, las actas de reunión son una herramienta esencial para mantener un registro claro y organizado de la información que se transmite, las acciones y acuerdos que se establecen, así como para dar un seguimiento efectivo

En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre modelos de acta de reunión, desde cómo estructurarlos, los tipos y clases que existen, y algunos ejemplos para inspirarte.

Qué es y diferentes ejemplos de acta de reunión

Un acta de reunión es un documento que captura los detalles clave de una reunión de trabajo. Funciona como un registro oficial de los temas que se trataron, las decisiones tomadas, las incidencias que hayan ocurrido y las acciones acordadas entre los participantes. 

Este tipo de documento de registro es muy útil para dejar constancia de todos los acuerdos a los que se llegaron en la reunión, además permite dar un seguimiento adecuado de las acciones y tareas que se plantearon para asegurar que éstas se completen de manera efectiva. 

Aquí te compartimos algunos ejemplos breves de acta de reunión con diferentes objetivos:

Acta de reunión para resolver un tema específico

Nombre de la reunión: Revisión de presupuesto Q4

Fecha: 25 de agosto de 2023 

Asistentes: Miembros del Comité de Proyectos (lista de nombres)

Objetivo: Revisar y aprobar el presupuesto del Proyecto A para el último trimestre del año

Resolución: Se acordó aprobar el presupuesto para el Proyecto A con una asignación adicional de fondos para el departamento de finanzas. La implementación del nuevo plan de marketing también fue aprobada por unanimidad. Las acciones para su implementación se detallarán en un plan mensual, que será presentado en la próxima reunión.

Acta para informar a un superior que no estuvo presente en la reunión

Nombre de la reunión: Actualización trimestral de proyectos 

Fecha: 18 de octubre de 2023

Asistentes: Miembros del equipo de Operaciones (lista de nombres)

Objetivo: Revisar los avances de los Proyectos B, C y D, así como los próximos pasos para cada uno. 

Resumen: El equipo presentó un informe sobre el progreso del Proyecto B, destacando la finalización de la fase de diseño. Además, se compartió información sobre el estado de los recursos y se anunciaron los próximos hitos del proyecto. También se proporcionaron actualizaciones sobre los Proyectos C y D, resaltando los desafíos superados y los logros recientes.

Acta de reunión para establecer las acciones de cada miembro del equipo en torno un proyecto

Nombre de la reunión: Preparación de kickoff

Fecha: 10 de julio 2023

Asistentes: Miembros del equipo de Marketing 

Objetivo: Preparar campaña de lanzamiento de Proyecto E y determinar tareas de cada miembro del equipo.

Orden del día:

  • Concepto de la campaña. 
  • Materiales a desarrollar.
  • Fechas límite.

Acciones acordadas:

  • [Nombre] será responsable de coordinar el diseño para finalizar los bocetos para el cliente antes del viernes. 
  • [Nombre] se encargará de investigar y presentar opciones de proveedores para los materiales del proyecto. 
  • [Nombre] confirmará las disponibilidades del equipo para organizar sesiones de capacitación la próxima semana.

Tipos y clases de actas de reunión

Existen diferentes tipos y clases de actas de reunión que varían en estructura y contenido y que pueden implementarse según los objetivos y las necesidades del equipo de trabajo. Cada tipo de acta de reunión a su vez puede estar organizada de forma cronológica, según el orden en que se discuten los puntos de la agenda, por temas, agrupando la información en torno a las temáticas o áreas específicas de discusión, o por acciones, haciendo énfasis en las acciones y tareas acordadas. 

Aquí te presentamos los tipos y clases más comunes:

Textuales

En estas actas se registra cada palabra dicha durante la reunión, de modo que proporcionan una transcripción literal de todo lo que se habló. Se caracterizan por ser muy detalladas y pueden incluso dar una visión muy clara de lo ocurrido a cualquier persona que no haya estado presente. 

Este tipo de acta generalmente se utiliza en reuniones formales o de carácter legal.

De resumen

Este tipo de documento refleja los puntos clave discutidos durante una reunión. A diferencia de las textuales, estas actas son más concisas y suelen estar enfocadas a aspectos específicos como las decisiones tomadas, acciones acordadas para dar seguimiento, o en general puntos destacados de la discusión.  

Es común que este tipo de actas se utilicen en reuniones ejecutivas y de alto nivel.

De resolución

Son aquellas que se enfocan en documentar las decisiones tomadas durante la reunión. Son especialmente útiles cuando el objetivo es llegar a conclusiones que permitan resolver un tema o una problemática en particular. 

Las actas de resolución son comunes en reuniones de juntas directivas y comités.

Informativas

Estas actas se utilizan para proporcionar información detallada sobre un tema específico que haya sido discutido durante la reunión. Son documentos que resultan muy útiles para transmitir conocimientos o proporcionar actualizaciones sobre proyectos y situaciones, tanto para que las personas participantes puedan revisitar la información, como para que ésta pueda transmitirse a otras personas que no estuvieron presentes en la reunión.

De acciones

Este tipo de actas están enfocadas a recapitular las acciones acordadas durante la reunión. En ellas se detalla información sobre cuáles son las tareas que se llevarán a cabo, quiénes son los responsables, cuáles son las fechas de entrega y cualquier otro dato o recurso que pueda ser necesario. 

Las actas de acciones son muy útiles para poder dar un seguimiento efectivo de las tareas posteriores a la reunión.

Las partes de un acta de reunión

La estructura de un acta de reunión puede variar según las necesidades de registro de información que tenga cada equipo. Algunos elementos que puedes incluir en tus actas para asegurarte de que la información esté lo más completa posible son: 

  • Cabecera: Un apartado inicial donde se incluyan los datos necesarios para identificar esta reunión. Por ejemplo, el nombre de la(s) empresa(s) o equipo(s) participantes, una lista de asistentes y sus roles, así como la fecha, hora y lugar en que se llevó a cabo la reunión.  
  • Objetivo: Una breve descripción del propósito de la reunión.
  • Orden del día: Una agenda que explique los puntos que fueron discutidos durante la sesión.
  • Desarrollo de la sesión: Una síntesis o transcripción (dependiendo del tipo de acta que se quiera realizar) de las intervenciones de los participantes y la información discutida sobre cada tema. 
  • Decisiones y acciones: Las conclusiones a las que se ha llegado durante la sesión sobre las tareas que se llevarán a cabo, incluyendo a las personas responsables y la fecha límite de cada una.
  • Anexos: Aquí puede incluirse cualquier información adicional, ya sea de temas que no estuvieran programados en la agenda, o bien, que no requerirán seguimiento posterior a la reunión. Asimismo, pueden incluirse documentos o enlaces de apoyo para dar seguimiento a las tareas que se llevarán a cabo.

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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LOS MODELOS Y EJEMPLOS DE UN ACTA DE REUNIÓN

¿Cómo redactar un acta de reunión?

Aquí te compartimos una guía con los elementos que puedes incluir en un acta de reunión para asegurar que se capturen de manera precisa y clara los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las acciones que se hayan acordado. 

  1. Encabezado: Conformado por el motivo o tema de la reunión, la fecha y hora en que se llevó a cabo, y las personas que asistieron (incluyendo sus roles).  
  2. Objetivo: Descripción breve del propósito de la reunión. 
  3. Orden del día: Listado con cada punto que se discutió durante la reunión. 
  4. Discusiones y decisiones: Breve resumen de lo que se discutió en cada punto del orden del día, en el que se registran los argumentos destacados y las decisiones tomadas en cada uno.
  5. Acciones acordadas: Listado de las acciones que se llevarán a cabo donde se establecen a los responsables asignados a cada una y la fecha límite para realizarlas. 
  6. Anexos/otros asuntos: Se pueden incluir notas adicionales, ya sea sobre temas que no estaban contemplados en el orden del día, o bien, información auxiliar para el seguimiento de los temas y de las acciones establecidas. 

Puedes añadir más elementos en tu modelo de acta de reunión, o bien, hacer una versión más resumida, dependiendo de las necesidades y objetivos de tu equipo.

Es fundamental que el contenido sea claro y conciso, mantener el tono profesional, y sobre todo, que sea funcional para hacer un seguimiento efectivo de los temas trabajados en la reunión.

Cómo hacer un acta de reunión de empresa?

Establecer un modelo de acta de reunión dentro de una organización puede ser una herramienta sumamente útil para mantener un registro claro y organizado de las discusiones, decisiones y acciones tomadas durante las reuniones. Asimismo, puede funcionar para dar visibilidad a las acciones y permitir el seguimiento de proyectos transversales en los que participan diferentes equipos, aún cuando no asistan todos los miembros a las reuniones. 

Aquí te compartimos algunos consejos para redactar un acta de reunión de empresa:

  • Establece un formato o estructura que sea fácilmente replicable para todos los equipos de la empresa. 
  • Asegúrate de que la redacción sea clara y concisa. Resalta los puntos clave y formula oraciones cortas que estén relacionadas con temas establecidos en el orden del día de la reunión para que 
  • Si citas los comentarios de los participantes en el acta, asegúrate de asignar correctamente el comentario a la persona correspondiente. De igual forma, asigna a cada persona las tareas o acciones que le tocan según los acuerdos establecidos en la reunión.   
  • Incluye cualquier nota o documento que consideres necesario como anexo al acta para que la información quede lo más completa posible.