Como redigir a ata de uma reunião

As reuniões de trabalho são fundamentais para a organização de uma empresa ou equipa, bem como para o acompanhamento dos diferentes projectos e acções que realizam. Por sua vez, as actas de reunião são uma ferramenta essencial para manter um registo claro e organizado das informações transmitidas, das acções e acordos estabelecidos, bem como para um acompanhamento eficaz. 

Neste artigo, contamos-lhe tudo o que precisa de saber sobre modelos de actas, desde a forma de os estruturar, aos tipos e tipos que existem e a alguns exemplos para o inspirar.

Quais são e diferentes exemplos de actas de reuniões?

Uma ata de reunião é um documento que regista os principais pormenores de uma reunião de trabalho. Funciona como um registo oficial das questões que foram discutidas, das decisões tomadas, dos incidentes ocorridos e das acções acordadas entre os participantes.

Este tipo de documento de registo é muito útil para registar todos os acordos alcançados na reunião, bem como para acompanhar as acções e tarefas que foram definidas para garantir que são concluídas de forma eficaz. 

Eis alguns breves exemplos de actas de reuniões com diferentes objectivos:

Ata de uma reunião para resolver uma questão específica

Nome da reunião: Revisão do orçamento do quarto trimestre

Data: 25 de agosto de 2023 

Participantes: Membros do Comité de Projectos (lista dos nomes)

Objetivo: Rever e aprovar o orçamento do Projeto A para o último trimestre do ano.

Resolução: Foi acordado aprovar o orçamento do Projeto A com uma dotação suplementar para o serviço financeiro. A implementação do novo plano de marketing foi igualmente aprovada por unanimidade. As acções de implementação serão detalhadas num plano mensal, que será apresentado na próxima reunião.

Ata para informar um superior que não estava presente na reunião

Nome da reunião: Atualização trimestral do projeto 

Data: 18 de outubro de 2023

Assistentes: Membros da equipa de operações (lista de nomes)

Objetivo: Analisar os progressos dos projectos B, C e D, bem como as próximas etapas de cada um deles. 

Resumo: A equipa apresentou um relatório de progresso sobre o Projeto B, destacando a conclusão da fase de conceção. Além disso, foram partilhadas informações sobre o estado dos recursos e anunciadas as próximas etapas do projeto. Foram também apresentadas actualizações sobre os Projectos C e D, destacando os desafios superados e as realizações recentes.

Ata de reunião para estabelecer as acções de cada membro da equipa em torno de um projeto.

Nome da reunião: Preparação do arranque

Data: 10 de julho de 2023

Participantes: Membros da equipa de Marketing 

Objetivo: Preparar a campanha de lançamento do Projeto E e determinar as tarefas de cada membro da equipa.

Agenda:

• Conceito de campanha. 
• Materiais a desenvolver.
• Prazos.

Acções acordadas:

• A [Nome] será responsável pela coordenação do projeto para finalizar os esboços para o cliente até sexta-feira. 
• A [Nome] será responsável pela pesquisa e apresentação de opções de fornecedores para os materiais do projeto. 
• A [Nome] confirmará a disponibilidade da equipa para organizar sessões de treino na próxima semana.

Tipos e tipos de actas de reunião

Existem diferentes tipos e tipos de actas de reunião que variam em termos de estrutura e conteúdo e que podem ser implementados de acordo com os objectivos e as necessidades da equipa de trabalho. Cada tipo de ata de reunião pode, por sua vez, ser organizado das seguintes formas cronologicamentede acordo com a ordem em que os pontos da ordem de trabalhos são discutidos, tematicamenteagrupando a informação em torno de temas ou áreas específicas de discussão, ou por acçõesrealçando as acções e tarefas acordadas.

Eis os tipos e as espécies mais comuns:

Textos

Estas actas registam todas as palavras proferidas durante a reunião, pelo que fornecem uma transcrição literal de tudo o que foi dito. São carateristicamente muito pormenorizadas e podem até dar uma imagem muito clara do que aconteceu a quem não esteve presente. 

Este tipo de ata é geralmente utilizado em reuniões formais ou jurídicas.

Em resumo

Este tipo de documento reflecte os principais pontos discutidos durante uma reunião. Ao contrário das actas textuais, estas actas são mais concisas e centram-se normalmente em aspectos específicos, como as decisões tomadas, as acções acordadas para seguimento ou os destaques gerais do debate.  

É comum estas actas serem utilizadas em reuniões executivas e de alto nível.

Resolução

São aqueles que se concentram em documentar as decisões tomadas durante a reunião. São especialmente úteis quando o objetivo é chegar a conclusões que ajudem a resolver uma questão ou um problema específico. 

As actas de resolução são comuns nas reuniões do conselho de administração e das comissões.

Notícias

Estas actas são utilizadas para fornecer informações pormenorizadas sobre um tópico específico que tenha sido discutido durante a reunião. São documentos muito úteis para transmitir conhecimentos ou atualizar projectos e situações, tanto para que os participantes possam rever a informação como para que esta possa ser transmitida a outras pessoas que não estiveram presentes na reunião.

De acções

Estas actas destinam-se a recapitular as acções acordadas durante a reunião. Indicam pormenorizadamente as tarefas a realizar, os responsáveis, os prazos, bem como outras informações ou recursos eventualmente necessários. 

As actas de ação são muito úteis para poder dar seguimento eficaz às tarefas pós-reunião.

As partes da ata de uma reunião

A estrutura das actas das reuniões pode variar em função das necessidades de registo de informação de cada equipa. Alguns elementos que podem ser incluídos nas actas para garantir que a informação é tão completa quanto possível são 

• CabeçalhoUma secção inicial que contém os dados necessários para identificar esta reunião. Por exemplo, o(s) nome(s) da(s) empresa(s) ou equipa(s) participante(s), uma lista de participantes e respectivas funções, bem como a data, hora e local onde a reunião teve lugar.
• ObjetivoUma breve descrição do objetivo da reunião.
• Ordem de trabalhosUma ordem de trabalhos que explica os pontos que foram discutidos durante a sessão.
• Desenvolvimento da sessãoUm resumo ou transcrição (consoante o tipo de ata que se pretenda produzir) das intervenções dos participantes e das informações discutidas sobre cada tema.
• Decisões e acçõesAs conclusões alcançadas durante a sessão sobre as tarefas a realizar, incluindo as pessoas responsáveis e o prazo para cada tarefa.
• Anexos: Podem ser incluídas aqui quaisquer informações adicionais, quer sobre questões que não estavam previstas na ordem de trabalhos, quer sobre questões que não necessitarão de seguimento após a reunião. Podem também ser incluídos documentos de apoio ou hiperligações para dar seguimento às tarefas a realizar.

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PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE MODELOS E EXEMPLOS DE ACTAS DE REUNIÃO

Como redigir uma ata de uma reunião?

Eis um guia dos elementos que pode incluir nas actas das reuniões para garantir que os pontos discutidos, as decisões tomadas e as acções acordadas são registadas de forma precisa e clara. 

1. Rubrica: Composto pelo motivo ou assunto da reunião, a data e a hora em que se realizou e as pessoas que participaram (incluindo as suas funções).
2. Objetivo: Breve descrição do objetivo da reunião.
3. Ordem do dia: Lista de cada ponto discutido durante a reunião.
4. Debates e decisões: Breve resumo do que foi discutido em cada ponto da ordem de trabalhos, registando os argumentos mais importantes e as decisões tomadas em cada ponto.
5. Acções acordadas: Uma lista das acções a realizar, indicando quem é responsável por cada uma delas e o prazo para a sua realização.
6. Anexos/outros assuntos: Podem ser incluídas notas adicionais, quer sobre questões que não constavam da ordem de trabalhos, quer informações auxiliares para dar seguimento a questões e acções.

Pode acrescentar mais elementos ao seu modelo de ata de reunião ou fazer uma versão mais curta, consoante as necessidades e os objectivos da sua equipa.

É essencial que o conteúdo seja claro e conciso, mantenha um tom profissional e, acima de tudo, seja funcional, a fim de dar seguimento efetivo às questões discutidas na reunião.

Como redigir uma ata de uma reunião de empresa?

A criação de um modelo de ata de reunião numa organização pode ser uma ferramenta extremamente útil para manter um registo claro e organizado das discussões, decisões e acções tomadas durante as reuniões. Pode também servir para dar visibilidade às acções e permitir o acompanhamento de projectos transversais que envolvam diferentes equipas, mesmo que nem todos os membros participem nas reuniões. 

Eis algumas dicas sobre como redigir uma ata de uma reunião de empresa:

• Estabelece um formato ou estrutura que é facilmente replicável para todas as equipas da empresa.
• Certificar-se de que a redação é a redação seja clara e concisa. Sublinhe os pontos-chave e formule frases curtas relacionadas com as questões definidas na ordem de trabalhos da reunião, de modo a
• Se citar os comentários dos participantes na ata, certifique-se de que atribui corretamente o comentário à pessoa adequada. Da mesma forma, atribua a cada pessoa as tarefas ou acções que lhe competem de acordo com os de acordo com os acordos efectuados na reunião.
• Inclua em anexo à ata as notas ou documentos que considere necessários para que a informação seja o mais completa possível.