Les réunions de travail sont fondamentales pour l'organisation d'une entreprise ou d'une équipe, ainsi que pour le suivi des différents projets et actions qu'elles mènent. Le compte rendu de réunion est un outil essentiel pour conserver une trace claire et organisée des informations transmises, des actions et des accords conclus, ainsi que pour assurer un suivi efficace.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur les modèles de procès-verbaux, de la façon de les structurer aux types de procès-verbaux qui existent, en passant par des exemples qui peuvent vous inspirer.
Quels sont les différents exemples de procès-verbaux de réunions ?
Un compte rendu de réunion est un document qui reprend les principaux détails d'une réunion de travail. Il sert de compte rendu officiel des questions qui ont été discutées, des décisions prises, des incidents qui se sont produits et des actions convenues entre les participants.
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Ce type de document d'enregistrement est très utile pour enregistrer tous les accords conclus lors de la réunion, ainsi que pour suivre les actions et les tâches qui ont été définies afin de s'assurer qu'elles sont menées à bien de manière efficace.
Voici quelques brefs exemples de procès-verbaux de réunions ayant des objectifs différents :
Procès-verbal d'une réunion visant à résoudre un problème spécifique
Nom de la réunion : Examen du budget du 4ème trimestre
Date : 25 août 2023
Participants : Membres du comité des projets (liste des noms)
Objectif : Examiner et approuver le budget du projet A pour le dernier trimestre de l'année.
Résolution : Il a été convenu d'approuver le budget du projet A avec une allocation supplémentaire de fonds pour le département des finances. La mise en œuvre du nouveau plan marketing a également été approuvée à l'unanimité. Les actions de mise en œuvre seront détaillées dans un plan mensuel qui sera présenté lors de la prochaine réunion.
Procès-verbal pour l'information d'un supérieur qui n'était pas présent à la réunion
Nom de la réunion : Mise à jour trimestrielle du projet
Date : 18 octobre 2023
Assistants : Membres de l'équipe des opérations (liste des noms)
Objectif : Examiner l'état d'avancement des projets B, C et D, ainsi que les prochaines étapes pour chacun d'entre eux.
Résumé : L'équipe a présenté un rapport d'avancement sur le projet B, soulignant l'achèvement de la phase de conception. En outre, des informations sur l'état des ressources ont été partagées et les prochaines étapes du projet ont été annoncées. Des mises à jour ont également été fournies sur les projets C et D, mettant en évidence les défis surmontés et les réalisations récentes.
Procès-verbal d'une réunion visant à établir les actions de chaque membre de l'équipe autour d'un projet.
Nom de la réunion : Préparation du coup d'envoi
Date : 10 juillet 2023
Participants : Membres de l'équipe marketing
Objectif : Préparer la campagne de lancement du projet E et déterminer les tâches de chaque membre de l'équipe.
Ordre du jour :
- Concept de campagne.
- Matériel à développer.
- Délais.
Actions convenues :
- [Nom] sera chargé de coordonner la conception afin de finaliser les esquisses pour le client d'ici vendredi.
- [Nom] sera chargé de rechercher et de présenter les options des fournisseurs pour les matériaux du projet.
- [Nom] confirmera la disponibilité de l'équipe pour organiser des séances d'entraînement la semaine prochaine.
Types de procès-verbaux de réunions
Il existe différents types de comptes rendus de réunion, dont la structure et le contenu varient et qui peuvent être mis en œuvre en fonction des objectifs et des besoins de l'équipe de travail. Chaque type de compte rendu de réunion peut être organisé de la manière suivante chronologiquementselon l'ordre dans lequel les points de l'ordre du jour sont discutés, thématiquementen regroupant les informations autour de sujets ou de domaines de discussion spécifiques, ou par actionsen mettant l'accent sur les actions et les tâches convenues.
Voici les types les plus courants :
Textes
Ces procès-verbaux enregistrent chaque mot prononcé au cours de la réunion et constituent donc une transcription mot à mot de tout ce qui a été dit. Ils sont généralement très détaillés et peuvent même donner une image très claire de ce qui s'est passé à toute personne qui n'était pas présente.
Ce type de procès-verbal est généralement utilisé dans les réunions formelles ou juridiques.
En bref
Ce type de document reflète les points clés discutés lors d'une réunion. Contrairement aux procès-verbaux textuels, ces procès-verbaux sont plus concis et se concentrent généralement sur des aspects spécifiques tels que les décisions prises, les actions convenues pour le suivi ou les points saillants de la discussion.
Ce type de procès-verbal est souvent utilisé lors de réunions de direction ou de haut niveau.
Résolution
Il s'agit de ceux qui se concentrent sur la documentation des décisions prises au cours de la réunion. Ils sont particulièrement utiles lorsque l'objectif est de parvenir à des conclusions pour résoudre une question ou un problème particulier.
Les procès-verbaux de résolution sont courants lors des réunions des conseils d'administration et des comités.
Actualités
Ces procès-verbaux sont utilisés pour fournir des informations détaillées sur un sujet spécifique qui a été discuté au cours de la réunion. Ce sont des documents très utiles pour transmettre des connaissances ou faire le point sur des projets ou des situations, à la fois pour que les participants puissent prendre connaissance de l'information et pour qu'elle puisse être transmise à d'autres personnes qui n'étaient pas présentes à la réunion.
D'actions
Ce procès-verbal a pour but de récapituler les actions convenues au cours de la réunion. Il détaille les tâches à effectuer, les responsables, les délais et toute autre information ou ressource nécessaire.
Les comptes rendus d'action sont très utiles pour assurer un suivi efficace des tâches postérieures à la réunion.
Les parties du procès-verbal d'une réunion
La structure des comptes rendus de réunion peut varier en fonction des besoins de chaque équipe en matière d'enregistrement des informations. Voici quelques éléments que vous pouvez inclure dans votre procès-verbal pour vous assurer que l'information est aussi complète que possible :
- En-têteSection initiale contenant les données nécessaires à l'identification de la réunion. Par exemple, le nom de l'entreprise ou de l'équipe participante, la liste des participants et leur rôle, ainsi que la date, l'heure et le lieu de la réunion.
- ObjectifBrève description de l'objectif de la réunion.
- Ordre du jourUn ordre du jour expliquant les points qui ont été discutés lors de la session.
- Déroulement de la sessionUne synthèse ou une transcription (selon le type de compte-rendu que vous souhaitez produire) des interventions des participants et des informations discutées sur chaque thème.
- Décisions et actionsLes conclusions tirées au cours de la session sur les tâches à effectuer, y compris les personnes responsables et le délai pour chaque tâche.
- Annexes: toute information supplémentaire peut être incluse ici, soit sur des questions qui n'étaient pas prévues à l'ordre du jour, soit sur des questions qui ne nécessiteront pas de suivi après la réunion. Des documents d'appui ou des liens peuvent également être inclus pour assurer le suivi des tâches à accomplir.
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QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES SUR LES MODÈLES ET LES EXEMPLES DE PROCÈS-VERBAUX DE RÉUNIONS
Comment rédiger le procès-verbal d'une réunion ?
Voici un guide des éléments que vous pouvez inclure dans le procès-verbal d'une réunion afin de vous assurer que les points discutés, les décisions prises et les actions convenues sont consignés avec précision et clarté.
- Rubrique : Composé du motif ou de l'objet de la réunion, de la date et de l'heure à laquelle elle s'est tenue, et des personnes qui y ont participé (y compris leur rôle).
- Objectif : Brève description de l'objectif de la réunion.
- Ordre du jour : Liste de chaque point discuté lors de la réunion.
- Discussions et décisions : Bref résumé de ce qui a été discuté pour chaque point de l'ordre du jour, avec mention des arguments saillants et des décisions prises pour chacun d'entre eux.
- Actions convenues : Une liste des actions à mener, précisant qui est responsable de chacune d'entre elles et la date limite pour les mener à bien.
- Annexes/autres questions : Des notes supplémentaires peuvent être incluses, soit sur des questions qui n'étaient pas à l'ordre du jour, soit sur des informations auxiliaires pour le suivi des questions et des actions.
Vous pouvez ajouter d'autres éléments à votre modèle de compte rendu de réunion ou en faire une version plus courte, en fonction des besoins et des objectifs de votre équipe.
Il est essentiel que le contenu soit clair et concis, qu'il conserve un ton professionnel et, surtout, qu'il soit fonctionnel afin d'assurer un suivi efficace des questions abordées lors de la réunion.
Comment rédiger le procès-verbal d'une réunion d'entreprise ?
L'établissement d'un modèle de compte rendu de réunion au sein d'une organisation peut être un outil extrêmement utile pour conserver un compte rendu clair et organisé des discussions, des décisions et des actions prises pendant les réunions. Il peut également contribuer à donner de la visibilité aux actions et permettre le suivi de projets transversaux impliquant différentes équipes, même si tous les membres n'assistent pas aux réunions.
Voici quelques conseils pour rédiger le procès-verbal d'une réunion d'entreprise :
- Établit un format ou une structure format ou une structure facilement reproductible pour toutes les équipes de l'entreprise.
- Veillez à ce que la formulation soit que la formulation est claire et concise. Mettez en évidence les points clés et formulez des phrases courtes qui se rapportent aux questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion, de manière à ce que
- Si vous citez les commentaires des participants dans le procès-verbal, assurez-vous d'attribuer correctement le commentaire à la personne appropriée. De même, assignez à chaque personne les tâches ou actions qui lui incombent selon les accords conclus lors de la réunion. selon les accords conclus lors de la réunion.
- Ajoutez en annexe au procès-verbal toutes les notes et tous les documents que vous jugez nécessaires pour que l'information soit la plus complète possible.