El teletrabajo es un modelo laboral que han adoptado las empresas desde hace varios años. Sin embargo, la emergencia sanitaria provocada por el Covid-19 hizo que tomara mucha fuerza rápidamente.
Durante el tiempo de confinamiento, el teletrabajo fue la alternativa evidente para las empresas, y a pesar de que una vez pasada la crisis algunas volvieron al trabajo presencial, muchas otras continuaron implementando el trabajo a distancia, o bien, una modalidad de trabajo híbrido.
Todo esto dio pie a la necesidad de aprobar la Ley de trabajo a distancia en España, también conocida como Ley de teletrabajo, con el objetivo de regular los aspectos de este modelo.
En este artículo te contamos algunos puntos importantes sobre esta ley, los derechos que tiene un teletrabajador, además de ventajas, consejos y herramientas para quienes realizan trabajo a distancia.
¿En qué consiste la Ley de trabajo a distancia?
El objetivo de esta ley es proporcionar la regulación necesaria para que las empresas implementen la modalidad de trabajo a distancia, y que tanto ellas como los teletrabajadores se vean beneficiados.
En ella se define el trabajo a distancia como la forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.
Por otro lado, define teletrabajo como el trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.
¿Es obligatorio el trabajo a distancia?
Implementar el trabajo a distancia es voluntario, tanto para la empresa como para los trabajadores. Es por ello que, si se decide implementarlo, es necesario que se firme un acuerdo entre ambas partes que lo estipule.
Este acuerdo deberá realizarse por escrito, y podrá formar parte del contrato de trabajo inicial, o bien, incorporarse a este posteriormente.
Su contenido tendrá que establecer información correspondiente a los medios y herramientas que el trabajador necesita. Así como los gastos que pudiera tener para realizar su trabajo a distancia.
Además, deberá especificar datos generales como el horario de trabajo, el porcentaje y distribución entre trabajo presencial y a distancia (en caso de que aplique), y la duración del mismo acuerdo, entre otros.
Los derechos del teletrabajador
Las personas que realizan teletrabajo cuentan con los mismos derechos que los trabajadores presenciales, exceptuando aquellas particularidades del trabajo presencial.
Por otro lado, la Ley de trabajo a distancia establece estos derechos específicos para los teletrabajadores:
- Derecho a la formación. Las empresas deberán garantizar el acceso a las acciones de formación necesarias, de forma equitativa con respecto a los trabajadores presenciales.
- Derecho a la promoción profesional. Se les informará por escrito de las oportunidades de promoción que existan.
- Derecho a recibir los medios suficientes. Se les brindarán todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de su actividad laboral, a partir de lo estipulado en el acuerdo.
- Derecho a la compensación de gastos. La empresa deberá compensar los gastos relacionados con los medios vinculados a su trabajo.
- Derecho a un horario flexible. Si el acuerdo lo establece, el teletrabajador podrá modificar su horario de trabajo, respetando el tiempo de trabajo y de descanso.
- Derecho al registro horario adecuado. El sistema de registro utilizado deberá reflejar fielmente el tiempo de trabajo e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada, entre otros datos.
- Derecho a la prevención de riesgos laborales. La empresa deberá realizar una evaluación de los riesgos y la planificación de la actividad preventiva del trabajo a distancia.
- Derecho a la intimidad y a la protección de datos. La empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos que sean propiedad del teletrabajador, ni tampoco el uso de estos para el desarrollo del trabajo a distancia. El uso de medios telemáticos y dispositivos digitales deberá garantizar el respeto a este derecho.
- Derecho a la desconexión digital. Tendrán derecho a la desconexión fuera de su horario laboral.
- Derechos colectivos. Podrán ejercer sus derechos de naturaleza colectiva con el mismo alcance que los trabajadores presenciales.
¿Cuáles son las ventajas del teletrabajo?
Como lo mencionamos antes, después de la crisis sanitaria muchas empresas han continuado haciendo uso del teletrabajo como modalidad laboral. Esto es debido a que ofrece muchos beneficios, tanto para los trabajadores como para las mismas empresas.
Para los trabajadores
- Mayor flexibilidad y autonomía. El trabajo a distancia le permite al trabajador gestionar su tiempo para realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos laborales.
- Ahorro de tiempo y dinero. Al no tener que desplazarse a un lugar de trabajo determinado, el trabajador puede ahorrarse el tiempo y los gastos de transporte.
- Menor estrés. La posibilidad de elegir un entorno de trabajo que se ajuste a sus necesidades y gustos personales le aporta al trabajador mayor bienestar emocional.
- Mayor productividad. La flexibilidad en las condiciones laborales y la posibilidad de gestionar su propio tiempo, genera resultados positivos en la productividad del trabajador y en el aprovechamiento de su jornada laboral.
- Conciliación de la vida personal y laboral. Este modelo de trabajo le permite al trabajador equilibrar sus actividades personales y familiares con sus obligaciones profesionales, lo que beneficia su calidad de vida.
Para las empresas
- Reducción de costes. Implementando una modalidad de trabajo a distancia, la empresa consigue reducir los costes de infraestructura e instalaciones, así como los gastos fijos que se generan con el trabajo presencial.
- Acceso a mejores candidatos. La posibilidad de reclutar a profesionales sin limitaciones geográficas le permite a la empresa acceder a candidatos de más alto nivel y especialización.
- Menor absentismo laboral. La flexibilidad que aporta el teletrabajo ayuda a reducir en gran medida el problema de absentismo laboral que enfrentan las empresas.
- Mayor cumplimiento de objetivos. Con el trabajo a distancia las empresas priorizan el trabajo por objetivos sobre el cumplimiento de determinadas horas, lo que favorece la motivación y la productividad del trabajador.
- Promueve la innovación. Esta modalidad de trabajo implica el uso de herramientas y plataformas digitales que impulsan el aprendizaje y la innovación constante, tanto para la empresa como para los trabajadores.
¿Cuáles son las mejores herramientas para teletrabajar?
Hoy en día existen múltiples herramientas que ayudan a empresas y trabajadores a facilitar procesos de gestión y comunicación para optimizar el trabajo a distancia.
Espacio en la nube
Disponer de espacio en la nube tiene dos grandes beneficios, por un lado proporciona un lugar de almacenamiento para todos los documentos y materiales de la empresa y evita que se extravíen.
Y por otro lado, permite el trabajo colaborativo, lo cual es sumamente útil para los equipos de trabajo, incluso con una modalidad presencial.
Plataformas como Google Drive, Dropbox, Box, Onedrive, iCloud o Amazon Cloud Drive son opción para las empresas que buscan probar un servicio de nube. Estas ofrecen almacenamiento gratuito para que los usuarios puedan probarlo, y después tienen la opción de contratar un plan profesional con mayor capacidad.
CRM
Los softwares de Gestión de Relaciones con el Cliente (Customer Relationship Management o CRM) son de gran ayuda para que las empresas tengan bajo control sus procesos de venta.
La mayoría de los CRM ofrecen un periodo de prueba gratuito, y diferentes planes entre los que las empresas pueden elegir el que mejor se adapte a sus necesidades en función del número de usuarios, herramientas y espacio de almacenamiento que requieren.
Algunos de los CRM entre los que las empresas pueden elegir con idioma español incluyen: HubSpot, Pipedrive, Teamleader, Britix24 y Zoho CRM, entre otros.
Herramientas de gestión de equipos
Algunas de las plataformas más utilizadas por las empresas para optimizar la gestión de equipos y proyectos son Trello y Asana.
Trello cuenta con una plataforma intuitiva de tableros que permite organizar y gestionar los diferentes proyectos y tareas en una empresa, así como compartir y darles seguimiento en equipo. Asana trabaja también con tableros y tarjetas, y además permite evaluar la efectividad del progreso del equipo e incorpora una herramienta de comunicación interna.
Ambas cuentan con múltiples herramientas que le permiten al usuario personalizar las funciones de su tablero según las necesidades de su equipo.
Plataformas para videoconferencias
Con la implementación del teletrabajo, las videoconferencias se han convertido en una poderosa herramienta de comunicación, tanto para conversaciones uno a uno, como para reuniones con un gran número de personas.
Es por eso que la necesidad de contar una (o varias) herramientas para realizar videoconferencias dentro de una organización se ha vuelto indispensable.
Hoy en día, la oferta de plataformas para este tipo de comunicación es bastante amplia, y muchas de ellas incluso forman parte de servicios más amplios para el trabajo a distancia. Algunas de las que son más utilizadas por empresas en diferentes partes del mundo son Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams y Go To Meeting, entre otras.
Herramientas de comunicación interna
Contar con canales de comunicación interna que faciliten el diálogo a distancia entre trabajadores y equipos, también se ha convertido en una gran necesidad para las empresas.
Una de las cosas que suelen buscar las empresas en estas herramientas es que puedan ser de uso exclusivo para trabajo. Es decir, que no sean las mismas que los trabajadores usan regularmente para sus comunicaciones personales.
Además, las herramientas que están más especializadas en comunicación a nivel laboral, normalmente ofrecen múltiples funciones que optimizan las interacciones a distancia dentro de una organización.
Algunas aplicaciones de comunicación que pueden utilizarse en el teletrabajo son Slack, Microsoft Teams, Rocket Chat y Spike, entre otras.
Herramientas para mejorar la productividad
Las plataformas que ayudan a compartir información, repartir tareas, establecer y medir objetivos, y en general favorecer la productividad, son sumamente útiles para aquellas organizaciones que implementan el trabajo a distancia.
Algunas de las herramientas que cuentan con funciones que pueden ayudar a las empresas con ello son Notion, Koan, Factorial y Leapsome, entre otras.
Teletrabajo y coworking
Es cierto que la modalidad de trabajo a distancia le permite a los trabajadores realizar sus actividades prácticamente desde cualquier sitio, siempre que sea un espacio que favorezca el cumplimiento de sus tareas y objetivos.
Sin embargo, no cualquier sitio cumple con este requisito. Los teletrabajadores que optan por trabajar desde casa o desde una cafetería pueden enfrentarse a problemas de conexión, ruido, y situaciones que rompen constantemente la concentración durante la jornada laboral.
Por otra parte, existen espacios de coworking que cuentan con áreas y servicios que favorecen en gran medida el teletrabajo.
Descubre qué es un coworking y los tipos que existen.
¿Por qué teletrabajar en un coworking?
Destacamos las principales ventajas que tiene trabajar en un coworking y que pueden ser de gran interés para un teletrabajador:
- Ponen a disposición de sus usuarios diferentes áreas para que desarrollen sus actividades del día a día, desde salas de reuniones donde pueden reunirse con clientes si lo necesitan, hasta zonas de descanso y amenidades que favorecen la creatividad y el bienestar del trabajador.
- Cuentan con todos los servicios incluidos, desde internet de alta velocidad y electricidad, hasta café y té gratis. Además, sus espacios ya están completamente acondicionados para que el trabajador pueda simplemente llegar con su portátil a trabajar.
- Brindan la posibilidad de establecer conexiones con otros profesionales y formar parte de una comunidad. Esto por un lado ayuda a generar oportunidades de negocio para los trabajadores, y por otro lado reduce la sensación de soledad que puede existir cuando se trabaja desde casa.
- Ofrecen diferentes tipos de planes y espacios flexibles que se adaptan a las necesidades de cada trabajador.
¡Descubre las ventajas de trabajar en un coworking!
